編集部ブログ コラム

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2022月6月1日(水)

最新のクラウドビジネスフォンを使って業務効率化を行う

ITサポートのプロ集団、Kawatec(カワテック)によるコラム。今回は、最新のクラウドビジネスフォンを使って業務効率化を行う方法について解説します。

※前回までのトピックはコチラ


 

会社の電話の運用でこんなお悩みないですか?

✅ スマホを使って自宅や外出先でオフィスの電話を受発信したい

✅ オフィス内のスタッフが受けた電話を担当者のスマホへ直接転送したい

✅  自宅や外出先からでもオフィスの電話番号を使って電話したい

✅ 社員同士で気軽にスマホで内線通話をしたい

✅ 紙のFaxを廃止してE-mailで受け取りたい

今回は、最新のクラウドビジネスフォンを使ったテレワーク時代のオフィス電話効率化について紹介いたします。

Yeastar クラウドビジネスフォンとは?

Yeastarクラウドビジネスフォンを導入することで、スマホにオフィス電話の機能を追加することができます。これにより、スマホからシンガポールのオフィスの電話番号(6xxx-xxxx)の受発信を行うことができるので、社内での対応が中心となっていた電話業務を、場所を問わずスマホを使って行うことが可能になります

一般的なビジネスフォンに備わっているグループ着信、保留、転送といった機能はもちろん、外出先からスマホを使って社員間で内線通話を利用できるなど、これからのテレワークで大活躍する「持ち歩けるビジネスフォン」です。

Yeastarクラウド型ビジネスフォンシステムを導入する5つのメリット

1)会社の電話をスマホでいつでもどこでも使える

自宅でも外出先でも、自分のスマホで会社の電話を受けることができるので、Singtelの電話転送サービスに加入する必要はありません。会社にある固定電話機と自分のスマホを同時に鳴らすこともできるので、大切なお客様からの連絡を取り逃がす心配はありません。オフィスの固定電話で受けた電話をスマホへ保留・転送できるので、担当者がどこにいてもスムーズな電話の取り次ぎをすることが出来ます。

2)固定電話機が不要なので、追加投資が必要ない

スタッフ個人のスマホを会社の固定電話として利用可能なので、新たに固定電話機を購入する必要がありません。また、スタッフの増員やオフィスレイアウト変更などで発生する、固定電話の追加増設などの追加投資が必要ありません。

3)スマホ専用アプリで操作が簡単に操作ができる

自分のスマホに専用アプリの「Linkusアプリ」をダウンロードします。アプリの操作方法は、ビジネスフォンの機能をそのまま採用していますので、新しく操作方法を覚える必要がありません。また、クラウド電話帳やテキストチャットなど、クウラウドフォンならではの新しい機能もご利用いただけます。

4)パソコンもビジネスフォンとして利用可能

自分が利用しているパソコンのブラウザーから直接オフィスの電話が利用できます。必要なものはGoogle ChromeなどのWebブラウザだけなので、どのようなパソコンでもオフィスの電話機として使用することができます。常にパソコンのバックグランドで動作してますので、パソコンの電源がついていれば電話の受発信が可能です。

5)従来型の固定式のIP電話機も利用可能

Yeastarクラウド型ビジネスフォンでは、従来型の固定式のIP電話機も組み合わせて利用できます。今まで通り固定式のIP電話機を使い続けたいという場合でも、問題ございません。「IP電話機」「スマホアプリ」「パソコンのWebブラウザ」の組み合わせによって、お客様に一番最適な電話の環境を作れます。

スマホを会社の電話として有効活用!よくあるケースを紹介します!

ケース1)社内スタッフと在宅勤務スタッフの連携が必要な場合

会社にかかってきた電話を社内のスタッフが受けた時、その通話を直接在宅勤務の社員のスマホに転送できます。折り返しのための取り次ぎ作業が不要となるので、業務を効率化することができます。

ケース2)全員社外(外出・出張・在宅勤務)にいる場合

会社に電話がかかってきた時、最初に会社の電話が鳴り、誰も出ない場合のみ社員のスマホに転送することができます。
社内にスタッフがいない場合でも、外出先から会社の電話を受けることができるので、会社に電話番を配置する必要がなくなります。
また、全員が在宅勤務の場合には、会社の電話を鳴らさずに直接社員のスマホに転送する運用も可能です。

ケース3)個人スマホの活用ができる場合

個人スマホから会社の番号で電話の受発信ができます。
同僚とは内線番号を使って通話することができます。
社員が増える度に発生する、社用携帯、固定電話機本体+オフィスレイアウト変更工事などのコストを削減できます。

クラウドビジネスフォンの導入・保守はカワテックにお任せ!

Kawatecでは、クラウドビジネスフォンの販売・設定・導入・保守に関する作業を最初から最後まで全て行っております。詳しいサービス内容については、カワテック法人営業担当の福田(ふくだ)までご連絡をお願い致します。ご相談・お見積りは無料にて承っております。


Kawatec Pte. Ltd.

2007年に設立したITサポートのプロ集団。日本を離れ、シンガポールに進出した法人様が安心して業務に打ち込める環境をサポートしたい想いで、親身なITサポートサービスを続けてきました。パソコンの導入・修理・サポート、サーバー、ネットワーク構築、LAN構築から電話回線引き込みまで、業務に欠かせないオフィスのIT環境のすべてにワンストップで対応します。

コラム
専門家による連載コラム。 シンガポールでのビジネスや生活で役立つ内容をわかりやすく解説。お役立ち情報が満載です。
この記事を書いた人
KawatecによるPC Support コラム ーvol.22ー
施設名
カワテック
電話番号
6743-4530
アクセス
420 North Bridge Rd. #03-20 North Bridge Centre, (S)188727
公式サイト
https://kawatec.com/
備考
[Mail] info@kawatec.com